HelloSign 隱私權政策

公布日期:2019 年 12 月 10 日

生效日期:2020 年 1 月 1 日

簡介

您的隱私非常重要,因此,JN PROJECTS Inc., (係註冊於德拉瓦州之公司,經營別稱 HelloSign,下稱「HelloSign」) 已制定以下的隱私權政策,讓您知道當您造訪我方網站時,我們將會收集哪些資訊、收集原因和使用方式。本隱私權政策旨在說明 HelloSign 收集和使用資料的做法。「您」、「您的」和「客戶」之用詞係指使用我方網站的客戶/購買者。「HelloSign」、「我們」、「我方」和「我們的」之用詞係指 HelloSign 及其子公司和關係企業。本隱私政策受我方使用條款 / 服務條款 (以下合稱「條款」) 的規範。「網頁」、「網站」、「應用程式」、「產品」與「服務」之用詞係指 HelloSign 提供的網站與服務。本隱私權政策不適用於您可能使用的任何第三方網站與應用程式,包含連結到我們服務的任何第三方網站與應用程式。在點選擇任何連結之前,您應查看第三方網站與應用程式的條款和政策。

HelloSign 依需求提供電子簽名服務,其包含上傳、顯示、傳送、接收及確認電子簽名文件的功能。HelloSign 還提供 HelloWorks 服務,此係透過自動化文件和整合的電子簽名服務,提供一種完成複雜工作流程的簡單方法。我們還提供應用程式編輯介面 (API),可讓您在您的網站、應用程式及其他資產上,建立無縫的內嵌電子簽名或自動化工作流程/文件服務。最後,HelloSign 還提供電子傳真服務:透過我們的 HelloFax 服務可上傳、顯示、傳送與接收傳真的功能,無需使用傳統傳真機。


1. 我們收集的資訊

您提供給我們的資訊。在註冊或使用 HelloSign 服務時,我們會收集您提供的個人資訊。例如,當您建立一個 HelloSign 帳戶,您可能會提供我們您的姓名、帳戶名稱、別名、就業相關資訊 (如果您使用僱主的企業帳戶)、電子郵件地址和密碼、您的電話號碼、您的地址以及您簽名的電子圖像 (下稱「帳戶資訊」)。

在您使用我們的服務時,可能會提供我們他人的個人資訊,例如:在您傳送或接收簽署要求/工作流程交易時、分享該交易的相關資訊時,或要求他人對文件進行電子簽名 (下稱「您的內容」) 時。您可自行選擇是否容許我們存取聯絡人資訊 (下稱「聯絡人」),方便您與他人分享內容與協作、傳送訊息,以及邀請他人使用服務等操作。聯絡人資訊可能包含個人資訊,例如真實姓名、別名或電子郵件地址等。如果您與我們分享您的聯絡人資訊,我們會將這些資料儲存在伺服器上供您使用。

我們自動收集的資訊。我們會搜集與您的服務使用方式相關資訊 (下稱「使用資訊」),包含您在帳戶中執行的各種不同操作 (例如共享、編輯、檢視、建立和簽署文件)。我們會利用這類資訊來提供、改善並宣傳服務,並用於保護 HelloSign 使用者。我們也會從您用以存取服務的裝置當中,搜集各種資訊。包含 IP位址、唯一的個人識別碼或線上識別碼、您使用的瀏覽器與裝置種類、您造訪我們網站前所瀏覽的各種網頁,以及與您裝置相關的識別碼等 (下稱「裝置資訊」)。您的裝置 (依設定而定) 則可能會傳送位置資訊予本服務,以利我們參考。例如,我們會使用裝置資訊來偵測有無濫用,以及藉此識別並疑難排解錯誤。

我們從第三方收集的資訊。我們可能會從第三方分享及/或收集有關您的其他資訊,主要目的是為了幫助我們了解如何維持和改善我們提供的服務,以便為您提供更好的服務。我們收集諸如您的購買或消費紀錄或傾向,包含已購買、已取得或考慮中的產品或服務 (下稱「商業資訊」)。舉例來說:

  • 分析:我們使用 Google Analytics 與 Heap 等服務,這些服務使用 Cookie 和其他追蹤技術來收集使用資料,使我們得以改善產品與服務。
  • 廣告:我們會使用某些 Google 廣告功能,包含 Google Analytics、人口統計、興趣報告與再行銷。第三方供應商 (含 Google) 可能會在網際網路的各個網頁上展示 HelloSign 的廣告。您可以隨時從此處 (https://adssettings.google.com/) 選擇退出。我們與第三方供應商 (含 Google) 會使用第一方 Cookie 與第三方 Cookie,以根據某人過去造訪我方網站的資料來向其發出通知、最佳化和投放廣告。
  • 我們會與第三方合作,管理我們在其他網站上的廣告。我們的第三方合作夥伴會根據您的瀏覽活動及興趣,使用 Cookie 或類似技術為您提供廣告。如果您希望退出根據興趣投放的廣告,請按一下 http://www.aboutads.info/choices [或是,如果您位於歐盟,請按一下 http://www.youronlinechoices.eu]。請注意,您可能會繼續收到一般廣告。
  • 手機:我們會使用手機分析軟體,以便進一步瞭解我們的行動軟體在您的手機上的運作情形。這個軟體可能會記錄諸如您使用該應用程式的方式、該應用程式內發生的事件、匯總使用情形、效能資料以及從何處下載該應用程式等資訊。我們不會將儲存在分析軟體內的資訊,連結到您在應用程式中提交的任何個人資訊。

我們代表您收集與處理的資訊。使用透過我們服務所收集的資訊,其使用目的應以您使用 HelloSign 的目的為限。在您使用我們的服務時,我們會代表您,以資料處理者的身份處理並儲存某些資訊。例如,客戶上傳文件進行審閱或簽名時,我們將以資料處理者的身份,代表客戶並依據客戶指示處理資訊。在這種情況下,客戶是資料控制者,應負責資訊處理的大部分責任。HelloSign 承認,您有權存取您的個人資訊。HelloSign 與其處理個人資訊的個人沒有直接關係。要求存取或要求更正、修改或刪除資料之人,應直接對 HelloSign 的客戶 (資料控制者) 提出相關問題。如果要求移除資料,我們將於合理期間內做出回應。如果您對於在這些情況下如何處理資訊有任何問題或疑慮,包含如何行使您身為資料主體的權利,我們建議您與相關客戶聯絡。

Cookie 和其他技術。我們會使用 Cookie 與像素標籤等技術 (更多資訊請見:https://www.dropbox.com/terms/cookies) 來提供、改善、保護與宣傳我們的各項服務。例如:Cookie 能幫助我們在您下次造訪時,記住您的使用者名稱,瞭解您是如何使用我們的服務,並且根據這方面的資訊來改善您享有的使用經驗。我們也可能透過第三方服務供應商來設定 Cookie 或其他技術,並藉此宣傳 HelloSign 服務。

HelloSign 及其合作夥伴會使用 Cookie 或類似技術,據以分析趨勢、管理網站、追蹤使用者在網站上的活動,以及收集有關使用者的人口統計資訊。您可以在各個瀏覽器中控制 Cookie 的使用,但如果您選擇停用 Cookie,可能會限制您使用我們網站或服務的某些功能。若要管理 Flash Cookie,請按一下此處 (http://www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html)。

我們不會識別或回應瀏覽器啟動的「請勿追蹤」訊號。

2. 我們如何使用您的資訊

我們可能會為許多原因,使用我們透過產品收集到的資訊,包含下列用途:

  • 提供、改善、保護與宣傳我們的各種產品和服務;
  • 設定您的帳戶;
  • 向您發送您使用服務的紀錄,包含購買或其他活動的紀錄;
  • 瞭解您如何使用我們的產品,並為您量身打造專屬體驗;
  • 向您傳送行銷通訊 (根據您的訂購喜好發送);
  • 記錄有關您電子簽署要求、工作流程和其他交易的詳細資訊 (例如何時打開、簽名,以及在何時/何地進行等詳細資訊);
  • 提供客戶支持;
  • 回應您的詢問與要求;
  • 解決我們產品與服務的爭議或問題;
  • 防止濫用我們提供的產品與服務;以及
  • 達成其他合法目的,而我們將另行通知我們的使用者與客戶。

我們還會透過匯總及其他方式組合我們收集 (或以其他方式提供給我們) 的資訊,以限制對任何特定人士的識別,從而幫助我們達成業務目標 (例如研究與行銷等)。

我們提供使用者的選項,包含免費使用一部分的服務。這類免費服務的經營成本,乃是以部分使用者升級成付費服務所支付的費用來負擔。若您註冊我們的服務,我們將不定期傳送升級相關資訊給您參考。接獲相關行銷內容的使用者,也可以隨時取消訂閱。如果您不希望接獲我們特定類型的行銷內容,請在相關電子郵件中點選 [取消訂閱] 連結,或利用下以提供的聯絡方式與我們聯絡 (如果使用聯絡資訊,請提供您的全名、電子郵件地址和回應您要求所需的其他任何相關資訊)。請注意,退出此類行銷並不會影響我們可能需要向您發送的任何交易或操作通知。

我們有時也會傳送訊息給並未持有 HelloSign 帳戶的其他人。對於歐盟境內的收件人,我們或第三方會在聯絡您之前先行取得您的同意。如果您接獲電子郵件,但不想再收到 HelloSign 的訊息,可以取消訂閱,或直接透過訊息將自己從聯絡名單上移除。

您資訊的處理依據。我們將搜集並使用前述個人資料,以便為您提供可靠且安全的服務品質。此外我們也會基於正當業務需求,搜集並使用個人資料。假使我們需要將您的個人資料移作其他用途,都會事先徵求您的同意,或要求合作夥伴取得事先同意。

如果您對處理資料的合法依據有疑問或需要進一步的資訊,請參閱以下「如何與我們聯絡」標題下提供的聯絡方式,以此聯絡我們。

3. 我們如何分享您的資訊

我們不會出售您的資訊。我們可以會以下列方式分享您的個人識別資訊:

  • 供應商與其他第三方服務提供者:我們可能會與我們出於商業目的使用的第三方分享您的資訊,以幫助我們提供和支援我們的服務。這些第三方會提供如身份驗證、請款和收款、客戶支援或資料儲存等服務。我們會與這些第三方服務提供者簽署有法律約束力的協議,以保護您的個人資訊,並禁止此類服務提供者為其各自之目的使用您的資訊。這些第三方 (https://www.hellosign.com/subprocessors) 為了代表我們執行任務將存取您的資訊,而對於他們依我方指示處理您的資訊的行為,我們仍然會負起責任。
  • 如上所述,HelloSign 在過去 12 個月內,已如上所述收集下列類別的個人資訊,並向供應商和第三方服務提供者揭露之:
  • 帳戶資訊:包含您的識別資訊,可能是您的真實姓名、別名、唯一的個人識別碼或線上識別碼,其中可能包含諸如您郵寄地址、網際網號通訊協定位址、電子郵件地址、帳戶名稱或類似識別碼等其他個人資訊。
  • 商業資訊:例如您的購買或消費紀錄或偏好,包含已購買、已取得或考慮中的產品或服務。
  • 您的內容:對您建立及/或填寫的 HelloSign 和 HelloWorks 表單,您和您的使用者決定輸入到表單的內容。
  • 聯絡資訊:包括關於您已選擇允許我們存取的聯絡人相關可識別資訊,例如真實姓名、別名或電子郵件地址。
  • 使用資訊:包含您使用服務的相關資訊。由於 HelloSign 提供線上服務,所以其中可能包含網際網路或其他電子網路活動資訊,例如關於您與網站、應用程式或廣告的互動資訊。
  • 裝置資訊:有關您用來存取服務的特定裝置的資訊,其中可能包含使用資訊或裝置特定資訊,例如線上識別碼或網際網路通訊協定位址或地理位置資料。
  • Cookie 及其他技術:Cookie 和像素標籤等技術。這些技術可能會收集線上識別碼、網際網路通訊協定位址或其他類似識別碼,以及使用資訊。
  • 其他 Dropbox 公司:HelloSign 會與 Dropbox, Inc. 擁有或經營的其他公司 (下稱「Dropbox 公司」) 共享基礎架構、系統與技術,據以提供、改善、保護與宣傳 Dropbox 公司提供的服務。我們會基於上述目的,秉持符合適用法律以及遵守相關條款與政策之前提,在各家 Dropbox 公司內部妥慎處理您的資訊。
  • 法律遵循、安全性、安全保護與商業交易:若我們認為揭露資訊乃是基於下列原因之合理必要行動,我們就有可能在以下情形中第三方揭露您的資料:(a) 遵循任何適用法律、規定、法律程序或適當的政府要求;(b) 保護任何人免於死亡或身體遭受嚴重傷害;(c) 避免他人詐欺、濫用 HelloSign 或不當對待我們的使用者;(d) 保護 HelloSign 的權利、財產、安全或利益;或 (e) 執行攸關公共利益的任務。
  • 給經您同意的其他人 (例如為滿足您的傳真或簽署要求)。
  • 其他使用者:我們的服務也會針對與您協作或您選擇分享資訊的其他使用者,顯示各種資訊,諸如您的姓名、個人相片、裝置、電子郵件地址和使用資訊等。您以雇主或所屬組織網域的電子郵件地址註冊 HelloSign 帳戶時,我們可能會向同網域的其他使用者顯示您的基本資訊 (像是姓名、工作團隊名稱、個人相片和電子郵件地址),方便協作者和管理員順利找到您與您的工作團隊。這麼做可以協助您與有權加入的工作團隊同步連線,也能幫助其他使用者更輕易與您分享所需的檔案與文件。
  • 如果您選擇訂閱 HelloSign 更新或行銷資訊,我們將透過電子郵件向您發送更新與優惠,或通知您相關的其他服務和功能。

4. 資訊保存

除非出於法律、稅務或監管或其他合法目的,法律要求或允許較長的保存期間,否則,我們只會在足以實現本隱私權政策的必要期間內,保存您的個人資訊。

如果我們沒有需要處理您個人資訊的合法業務需求,我們將刪除或匿名化這些資訊,或是,如果無法刪除或匿名化時 (例如,由於您的個人資訊已儲存在備份封存中),我們採用安全的方式儲存您的個人資訊,並避免其接受其他進一步處理,直到可以刪除為止。

5. 我們如何保護您的資訊

我們非常重視您的個人資訊安全。我們遵循公認的標準,不論在傳輸過程中以及接收後,皆會保護已提交給我們的個人資訊。如果您對個人資訊的安全性有任何問題,您可以透過 legal@hellosign.com 聯絡我們。

6. 有關您資訊的選擇

根據您的書面要求 (電子郵件亦可),HelloSign 將提供您以下的相關資訊:我們是否持有您的任何個人資訊、收集個人資訊的業務或商業目的、我們取得資訊的來源,以及與我們共享資訊的第三方類型。您可以登入您的帳戶或使用下列聯絡資訊與我們聯絡,以提出資料存取要求、要求刪除您的個人資料,或對您個人資料之處理提出異議。我們將在合理時間內回覆您的要求。

7. 兒童穩私

本網站及我們的服務不適合未成年人使用或以讓未成年人使用為目的。我們不會故意收集或要求未成年人提供資訊。我們不會故意允許未成年人使用我們的服務。透過新客戶的帳戶登入頁面、註冊頁面、或 HelloSign 網站的其他任何部分,向 HelloSign 提供資訊的任何人,均向 HelloSign 聲明其已達法定年齡 (18 歲或以上,或是您居住管轄規定的法定年齡),並且有能力同意這些條款。若我們發現有未經其家長或法定監護人許可,即向未成年人收集的任何資訊,我們將予以刪除。如果您認為您可能未經未成年人家長或法定監護人許可,而提供 HelloSign 未成年人的資訊,請使用以下的聯絡資訊與我們聯絡。

8. 我們在何處儲存、處理或傳輸您的資訊

一般規定。使用 HelloSign 服務,即代表您承認並同意:(i) 依本隱私權政策規定處理您的資訊;以及 (ii) 您同意將您的資訊移轉給我們和我們在美國或其地方的設施,包括本隱私權政策所述的第三方設施。

全球各地。為了提供服務,我們可能在美國乃至於世界各處儲存、處理或傳送資料,其中包含您所處國家/地區以外的位置。資料也可能直接儲存在您用以存取服務的裝置內。

歐美隱私屏盾和瑞士與美國的隱私屏盾從歐盟、歐洲經濟區、英國和瑞士傳輸資料時,HelloSign 須仰賴公司與客戶乃至於關係企業所簽署的合約等多種法律機制。HelloSign 遵循美國商務部所訂定之歐美和瑞士與美國的隱私屏盾架構,據此收集、使用並留存各種從歐盟、歐洲經濟區、英國和瑞士傳輸至美國的個人資料。HelloSign 已獲美國商務部認證,就上述資料處理事宜,本公司確有能力遵守隱私屏盾準則。您可以在此處 (https://www.privacyshield.gov/list) 查看 HelloSign 的隱私屏盾認證。您也可以參閱下列網址,進一步瞭解隱私屏盾:https://www.privacyshield.gov

如果您有隱私或資料使用方面相關疑慮且我們尚未解決這些問題,請透過 https://www.jamsadr.com/eu-us-privacy-shield 免費與我們美國的第三方爭議決解供應商 JAMS 聯絡。

在某些情況下,可在隱私屏盾網站 https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint 查詢更詳細的說明。若已用盡其他爭議決解程序,您可能有權提起有約束力的仲裁。

有關根據隱私屏盾架構收到或移轉的個人資訊之相關事項,HelloSign 應受美國聯邦貿易委員會監管執行權力的約束。在某些情況下,為了回應公共機關的合法要求,HelloSign 可能必須揭露個人資訊,包含為符合國家安全或執法要求等情形。

我們的 EEA 代表。 根據歐盟通用資料保護規範第 27 條,Dropbox International 已獲委任成為 HelloSign 的 EEA 代表,負責資料保護事宜。有關處理個人資料的事宜,可以聯絡 Dropbox International。欲進行此類查詢,請發送電子郵件至 privacy@dropbox.com 與 Dropbox International 聯絡。如果對方無法回答您的問題,則您有權隨時向當地的資料保護主管機關提問或申訴。

9. 本政策的變更

如果我們對隱私權政策和相關程序做了重大變更,我們會公布這些變更,讓您得知我們收集哪些資訊、我們的使用方式,以及在什麼情況下我們可能會揭露這些資訊。對本隱私權政策的變更,將於我們在本網頁公布時生效。若我們對本政策做出重大變更,我們將更新本頁首的「生效日期」,我們也會透過電子郵件或在本網站或服務發布重要通知的方式,告知您這些變更內容。

10. 如何與我們聯絡

如對收集、使用或揭露您的資訊有相關問題或疑慮,您可以傳送電子郵件至 legal@hellosign.com 與我們聯絡。